Utskriftsvennlig versjon

Bevaring og kassasjon

Definisjonar:

Arkivavgrensing - dokument som fell inn under definisjon av arkiv i § 2 i arkivlova, men som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, skal haldast utanfor eller fjernast frå arkivet

Kassasjon - arkivmateriale som har vore gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, skal takast ut av arkivet og slettast eller destruerast.

Bevaring - Arkivmateriale skal oppbevarast for framtida og skal avleverast til arkivdepot (DVs kan ikkje kasserast)

Arkivforskriften § 3-20 omtalar fastsett bevaringspåbud for følgande arkivmateriale:

  • arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivbegrensning er utført
  • møtebøker, forhandlingsprotokollar, referatprotokollar, møtereferat og eventuelle vedleggsserier til desse,
  • organet sine egne årsmeldinger,
  • kopibøker (kopiar av utgåande dokument) og kopibokregister,
  • journalar, medrekna journaldatabaser, og journalregistre,
  • alle andre former for register og hjelpemiddel som kan nyttast til framfinning, t.d. arkivnøkler som organet har brukt,
  • arkivplanar
  • presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter
  • kart, unntatt trykte kart utan påteikningar,
  • teikningar og fotografi som har inngått som eit ledd i verksemda
  • grunnlagsmateriale, innstillingar, protokollar/referat og endelege vedtak frå styre, råd, nemnder og utval.

Kassasjonsreglene skal gi oversikt over hva som skal bevares og hva som kan eller skal kasseres, eventuelt hvor lenge materialet skal oppbevares før kassasjon.

Riksarkivaren har utarbeidd generelle kassasjonsreglar for saker som gjeld eigenforvaltning, DVs klasse 0, 1 og 2 i arkivnøkkelen.

For fagsakene må det utarbeidast eigne spesifiserte reglar og desse må godkjennast av Riksarkivaren.

 

Retningsliner for kassasjonsbehandling av arkiv

Kassasjonsreglar

Ein skal alltid ha heimel i lov eller forskrift ved kassasjon. Det er utarbeidd eigne retningsliner for kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv. "Retningsliner for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv" av 4. juni 1987, ble utarbeidd for kassasjon basert på arkivkodene i NKS-nøkkelen.

Tillatelse til kassasjon er relativ, mens krav om bevaring er absolutt. Kassasjonsreglane inneheld ikkje krav om kassasjon, men er ei generell rettleiing som sei kva slags sakstyper som kan kasserast. Arkiv må i samråd med saksbehandlar gjere ei kassasjonsvurdering av desse sakene for å sjå om dei inneheld bevaringsverdig dokumentasjon.

Kassasjonsvurdering

Ein kassasjonsvurdering vil sei å undersøke dokumentasjonsverdien til saksdokumenta.

  • Saksdokument kan ha administrativ verdi. Denne kjem til uttrykk ved at dei blir brukt som grunnlag for saksbehandling og vedtak i ei sak, eller som referansemateriale.
  • Saksdokument kan ha rettsleg verdi. Denne kjem til uttrykk ved at kommunen eller ein part i en sak kan tenkast å få rettsleg bruk for opplysningar i saka.
  • Arkivmaterialet kan ha historisk verdi og f.eks. innehalde opplysningar som ikkje finns andre stader.

Materiale som verken har administrativ, rettsleg eller historisk verdi kan kasserast. Materiale som har rettsleg eller historisk verdi skal bevarast.

Gjennomføring av kassasjon

All kassasjon skal foregå som makulering eller brenning, dvs. fysisk øydelegging av arkivmaterialet, og skal normalt gjennomførast i forbinding med overføring til fjernarkiv. Kassasjon i saksarkiv skal førebuast i samanheng med periodisering av arkiv. Kassasjon i saksarkiv skal gjennomførast på saksnivå, slik at saksmappene enten blir bevart eller kassert i si heilhet.

Kassasjonen skal være dokumentert, slik at vi unngår at det blir skapt tvil om materiale er fjerna av andre årsaker. Arkivtenesta skal utarbeide kassasjonsrapport. Denne skal innehalde heimel for kassasjon, kva som er kassert (summarisk liste eller utskrift av kassasjonsliste fra sak-/arkivsystem) og tidspunkt for kassasjon. I manuelle journaler må dette markerast for kvart dokument.

Laster...