Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, saksbehandlarar og leiar

Arkivpersonale har ansvar for

  • Motta, åpne, sortere, evt.stemple, journalføre og skanne all inngåande post som kjem via postmottak
  • Opprette nye arkivsaker i samband med journalføring.
  • Kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt.
  • Kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året.
  • Kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv.
  • Betjene utlån frå arkiv.
  • Arkivere.
  • Bistå sakshandsamarar i å journalføre i samsvar med retningslinjer
  • Hente dokument frå Altinn

Sakshandsamar har ansvar for

  • Sørge for at personleg adressert post i papirformat vert skanna og journalført  (evt til sentralarkiv for bistand)
  • Journalføre fortløpande inngåande og utgåande arkivverdig epost
  • Ha oversikt over kva saker som er til handsaming via kurver i saksbehandlingssystemet Acos Fokus
  • Kontrollere at rett offentleghetsvurdering er gjort.
  • All dokumentproduksjon skal skje i eit fagsystem
  • Avskrive inngåande og interne dokument som er handsama.
  • Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama.

Leiar har ansvar for å

  • Gjennomgå og evt fordele post til rett sakshandsamar.
  • Gjennomføre offentleghetsvurdering.
  • Sjå til at restanselister vert følgd opp.
  • Følge opp tilsette sin sakshandsaming
Laster...