Organisering/Ansvar/Plan

Ørskog kommune er eit organ etter arkivforskrifta. Som offentleg organ blir rekna statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining, jf. arkivlova § 2.

Arkiv og journaleiningar

Ørskog kommune har eit felles sentralarkiv for alle administrative einingar som er knytt til kommunen sitt sak-/arkivsystem. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i sak-/arkivsystemet, med unntak av visse personsensitive saker som skal førast i lukka fagsystem. Sak-/arkivsystemet har ein felles database for journalføring og eit felles elektronisk arkiv for innkomne dokument som blir skanna og dei dokumenta som blir produserte internt.

Ørskog kommune har desse tenesteeiningane:

Rådmannskontoret

Sørviskontoret

Helseavdeling

Heimetenester

Sjukeheim

Buteneste

Teknisk avdeling

Skule

Barnehage

Landbruk (interkommunalt)

PPT (interkommunalt)

 

Administrative einingar som ikkje er knytt til sak-/arkivsystemet Acos Websak/Fokus skal nytte egna fagsystem. Så langt det er mogeleg skal desse systema nytte samhandling arkiv.  

Følgjande tenesteeiningar skal føra eigen postjournal og ha eigne arkiv:

Avdelingar som behandlar sensitive personopplysningar skal registrere desse opplysningane i samsvar med føresegnene i personopplysningslova. Dette kan skje i sak-/arkivsystemet når ei risikovurdering tilseier dette og systemet har forskriftsmessige sikringstiltak, eller i eigne fagsystem. Desse fagsystema, med tilhøyrande manuelle klientarkiv, er ein del av fellesarkivet.

 

 

Følgjande einingar behandlar personopplysningar i eigne fagsystem:

Helseavdeling

Sjukeheim

Heimeteneste

Buteneste

Skule

Barnehage

Laster...