Utskriftsvennlig versjon

Ansvar og instruksar

Overordna arkivansvar

Kommunen har etter § 6 i arkivlova arkivplikt.Rådmannen har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

Rådmannen har delegert det operative leiaransvaret for arkivtenesta i kommunen til stabsleiar. Arkivar har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og rapporterer til stabsleiar.

For einingar som fungerer som eigne arkivskaparar har einingsleiar fått delegert det løpande ansvaret for arkivarbeidet. Det daglege arbeidet kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege.

Arkivanvarleg sine oppgåver

Arkivansvarleg (stabsleiar) er fagperson for arkivtenesta og skal gje rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivar har rett og plikt til:

1. Å rapportere til einingsleiar om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet

2. Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.

3. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen

4. Å føre kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra

5. Å kvalitetssikre offentleg innsyn i dokument

6. Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen

7. Å bli tatt med råd når kommunen skal velje elektroniske sak-/arkivsystem og fagsystem.

8. Å ta ansvar for gjennomføring av kassasjon og periodisering

9. Vera kontaktperson for interkommunalt arkiv IKA, evt delegere dette til arkivar

Arkivansvarleg skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv

2. Å gje fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse

3. Å gje nytilsette nødvendig opplæring

Arkivtenesta sine oppgåver

Arkivforskrifta § 2-1 seier at Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagt den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker.

Arkivtenesta i Ørskog kommune er organisert som ei sentralisert arkivteneste. Personalet på Sørviskontoret er knytt til arkivtenesta. Stabsleiar er fagleg overordna for arkivpersonalet i alle kommunale einingar. Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:

1. Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnader utanfrå og kontrollerer at det blir svara på dei (journalføring og restansekontroll).

2. Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).

3. Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at det kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.

4. Arkivtenesta tek vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

Laster...