|
Ansvarlig : Arkivleder og saksbehandler Elektronisk post skal journalføres etter samme regler som for annen innkommen post. Saksbehandlere som mottar e-post direkte, - og som er arkivverdige - skal videresende denne til ”K2000post@t-fk.no” for registring og arkivering. Fremgangsmåten for behandling av e-post er beskrevet i Brukerhåndboken for K2000eSak. Saksbehandler vurderer om e-posten i tillegg skal mottas som vanlig undertegnet brev. Dersom meldingen senere mottas som brev, skal dette brevet stemples og erstatte den elektroniske meldingen. Sentralarkivet har ansvar for det sentrale postmottaket - ’post@t-fk.no’. Det er kun ansatte i arkivtjenesten som har tilgang til postmottaket. Arkivtjenesten vil ta i mot og registrere arkivverdige e-post-meldinger. Dersom e-postmeldingen ikke skal journalføres eller arkiveres, videresendes den til saksbehandler. Dokumenter som mottas på annen adresse enn ’post@t-fk.no’- og skal arkiveres - skal videresende denne til ”K2000post@t-fk.no”for registring og arkivering. Når det gjelder dokumenter unntatt offentlighet må det vises aktsomhet ved bruk av e-post. Graderte dokumenter skal krypteres, jf sikkerhetspolitikk i Telemark fylkeskommune. Epost skal ikke brukes til sensitive personopplysninger definert i Personopplysningsloven. Se også Skikk og bruk av e-post |