|
Ansvarlig: Saksbehandler og arkivleder Før ekspedering klargjør saksbehandler utgående post ved å skrive ut de respektive dokumenter, legge utgående korrespondanse i det fysiske rosa saksomslaget, og sende dette med internbudet til sentralarkivet. Saksbehandler sørger for nødvendige underskrifter. Underskriftene skal skrives med blå lysekte penn. Dersom det skal sendes ut kopi av brevet til ekstern eller intern mottaker, må saksbehandler påføre dette elektronisk i journalposten. Er det vedlegg til brevet, påføres dette elektronisk i journalposten.
Ferdigregistrerte dokumenter påføres følgende statuskode av saksbehandler:
F - på journalposten – ferdig fra saksbehandler
F - på ferdig dokument/vedlegg – ferdig og låst Dersom saksbehandler selv ekspederer dokumentene, må arkivet ha ett fullstendig sett av korrespondansen.
Ferdigregistrerte dokumenter som saksbehandler selv ekspederes skal saksbehandler påføre følgende statuskode:
E - på journalposten – ferdig og ekspedert fra saksbehandler
F - på ferdig dokument/vedlegg – ferdig og låst Kopibok erstattes av elektroniske oversikter i sakarkivsystemet. Servicesenteret besørger kopieringen og utsendingen. |