Enhetsledernes ansvar og oppgaver

Leders ansvar og oppgaver

Leder har et ansvar for å se til at saksbehandlerne følger arkivrutinene, og ikke minst gå foran med et godt eksempel.

Hver enkelt leder har det daglige ansvaret for at saksbehandlingen og arkivering på deres egen enhet/seksjon/stab/virksomhet skjer etter gjeldene lover, forskrifter og rutiner.

Leders ansvar:

• Fremme dokumentfangst og arkivering
• Fordele innkommen post for sin avdeling
• se til at restanselister blir fulgt opp.
• bidra til at kravene til dokumentasjon av saksbehandling blir ivaretatt.
• Leder har ansvaret for sin enhet/seksjon/stab/virksomhet. Dette innebærer at man har det daglige ansvaret for at all arkivverdig dokumentasjon blir arkivert og håndtert etter gjeldende lover, forskrifter og rutiner.
• Leder har ansvar for de fysiske fagarkivene på sin enhet/seksjon/stab/virksomhet.
• Leder har ansvar for at funksjonalitet i fagsystemer overholder arkivfaglige krav og å ta nødvendige grep dersom de ikke gjør dette.
• Leder har personalansvar og ansvar for å melde fra til arkivtjenesten ved langvarig fravær.
• Leder har ansvar for å holde oversikt over restanser i egen avdeling.
• Leder har ansvar for å behandle egne innsynsbegjæringer innen fastsatte frister (3 dager) og etter gjeldende lovverk. Ta kontakt med arkivtjenesten for veiledning, hjelp til vurdering og ev. sladding av gradert innhold. Leder har også ansvar for å følge opp at innsynsbegjæringer på egen enhet blir fulgt opp av saksbehandlere. 
• Leder har ansvar for at saksbehandlere har nødvendig kompetanse om lover og forskrifter og øvrige forutsetninger for å utføre forsvarlig dokumenthåndtering, spesielt innenfor offentlighetsloven.
• Leder har ansvar for å følge opp råd og veiledning fra fagleder arkiv

Ved behov for arkivfaglig veiledning må leder ta kontakt med arkivtjenesten.

Nyansettelser
Ved nyansettelser skal arkivet informeres straks ansettelse er foretatt for å planlegge og ivareta arkiv- og saksbehandleropplæring i sakssystem. Nyansatte som skal være saksbehandler i WebSak skal innom arkivet innen første ansettelsesuke for å gjennomgå arkivrutiner. I tillegg må vedkommende gå på kurs i WebSak før de kan få tilgang til WebSa, evt må det avtales at den nyansatte har en på sin avdeling som kan sørge for opplæring fram til arkivtjenesten har anledning til å gjennomføre kurs i saksbehandlingssystemet. 

Arbeidsopphør

Ved arbeidsopphør skal arkivet varsles straks en person sier opp sin stilling slik at arkivet får sendt ut restanseliste i god tid før saksbehandler avtrer. Saksbehandler skal behandle brev som ikke står som besvart, eventuelt gi beskjed om hvem de skal flyttes over på. Saker som kan avsluttes sendes til avslutning via oppgave i Websak.

Omorganiseringer og endringer av arbeidsoppgaver

Det samme gjelder ved omorganiseringer som ved arbeidsopphør for den enkelte saksbehandler.
Ved større omorganiseringer skal arkivet varsles i god tid, da omorganisering krever mye jobb for arkivet ved å legge om i databasen, avslutte og opprette nye arkiver m.m.

Fagsystemer
Leder har ansvar for at det ikke kjøpes inn nye fagssystemer eller andre datasystemer, uten at arkiv og it forespørres og godkjenner. Det skal vurderes før et nytt system tas i bruk at det er NOARK godkjent, og hvordan man skal sikre opplysningene for ettertiden.

Arkivarer ute i virksomheter/forvaltning
Leder plikter å rapportere til fagleder hvem som har daglig arkivansvar der det er arkiver i virksomheten. Arkivplan og instruks for arkivarer må følges.

Rydding og kasting i arkiver - kassasjon

Når det skal ryddes i arkiver og arkivrom, har leder et særskilt ansvar for å se til at arkivtjenesten innhentes for å bistå, slik at ikke arkivverdig materiale går tapt. Det gjøres oppmerksom på arkivlovens § 9.