|
Saksbehandler har ansvaret for:
- Å kjenne til og arbeide etter de lover og regler som gjelder for arkivarbeidet i Skien kommune.
- At brev, SMS, eposter og ev. andre meldinger som kommer direkte til saksbehandler blir journalført i sak/arkivsystemet, dersom det er et saksdokument.
- Å jevnlig åpne sak/arkivsystemet for å sjekke innboks og restanser.
- Å utføre offentlighetsvurdering og skjerme opplysninger i journal som er unntatt offentlighet.
- Å kontrollere at alle sider i ett dokument er riktig innskannet.
- At saksbehandlingen skjer i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystem. Ingen saksdokumenter skal lagres i personlige filer eller mapper.
- Å selv ekspedere utgående brev.
- Å informere leder ved avslutning av arbeidsforhold om saker under behandling.
- Å sørge for å holde frister ved forfall.
- Å avslutte saker.
- Å sørge for at fysiske arkivmapper blir returnert i ordnet stand til dokumentsenteret.
- Å behandle innsynsbegjæringer innen fastsatte frister (3 dager) og etter gjeldende lovverk. Ta kontakt med dokumentsenteret for veiledning, hjelp til vurdering og ev. sladding av gradert innhold.
I arkivfaglige spørsmål er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutiner. |
|