|
Kommunen er en grunnleggende del av infrastrukturen i det norske samfunnet. Til grunn for dette ligger prinsippet om at oppgavene skal løses nærmest mulig innbyggerne. Utfordringer i kommunesektoren kan gjøre det nødvendig å samarbeide om en rekke oppgaver og funksjoner. Interkommunale samarbeid er ofte løsninga på disse utfordringene. Utfordringene for arkivsektoren er
- å sikre partsinnsyn
- å sikre kommunal sektor sine administrative behov
- å sikre forskningsmessige og kulturelle behov etter at samarbeidet er opphørt, eller at arkivet ikke lenger er i aktivt bruk.
Et interkommunalt selskap skal ha en skriftlig selskapsavtale som er vedtatt i enkelte deltakerkommunene. Det er i avtalen at arkivansvaret skal defineres. Fra Arkivverkets veilder: Samarbeidsformer og arkivplikt Ulike samarbeidsformer Et interkommunalt samarbeid skal etter kommuneloven § 17-1 foregå på en av disse måtene:
- interkommunalt politisk råd,
- kommunalt oppgavefellesskap,
- vertskommunesamarbeid,
- interkommunalt selskap,
- aksjeselskap eller samvirkeforetak,
- forening eller annen måte som det er rettslig adgang til.
En kommune kan delegere konkrete oppgaver og myndighet for alle fasene i arkivets livsløp, men kan aldri delegere selve ansvaret ut av virksomheten. Kommunen må ta stilling til hvilke dokumentasjonsplikter samarbeidet har i særlovgiving og om krav i offentlighetslov og arkivlov skal følges for samarbeidet. Mange interkommunale samarbeid har en liten administrasjon. I slike tilfeller kan en av kommunene drifte arkivet. Disse må følge arkivloven Ved vertskommunearbeid følger arkivplikten av vertskommunens ansvar. Ved interkommunalt politisk råd og kommunalt oppgavefellesskap må samarbeidsavtalen avklare om dette er eget rettssubjekt, og ansvaret for samarbeidets arkiver. Dersom disse ikke er egne rettssubjekt, er de underlagt arkivlovens bestemmelser om offentlige arkiv Disse må vurdere arkivplikt og arkivansvar Ved de andre formene for interkommunalt samarbeid bør man adressere spørsmål om arkivplikt og arkivansvar i avtalen som regulerer samarbeidet. Uavhengig av organisasjonsform bør kommunen sørge for at oppgaver som utføres for kommunen blir dokumentert for ettertiden. Alle de nevnte formene for interkommunalt samarbeid er også underlagt offentlighetslovens krav til journal. Det vil derfor – uavhengig av lovkrav – være en fordel å følge bestemmelsene for offentlige arkiv. Etablering og avvikling av samarbeidsordninger Dokumentasjon i arkivplanen Ved opprettelse av et interkommunalt samarbeid skal alle kommunene i ordningen dokumentere i sine arkivplaner hvem som har ansvar for å ivareta arkivfunksjonen for samarbeidet. Kommunen skal også beskrive i arkivplanen hva som skal skje med arkivene når disse ikke lenger er i aktiv bruk som følge av avvikling av samarbeidet, periodisering og deponering av avslutta arkiv. Det skal også dokumenteres i arkivplanen hvilket arkivdepot som skal langtidsbevare og tilgjengeliggjøre arkivene til samarbeidsordningen. Denne dokumentasjonen bør også finnes i avtalen som regulerer samarbeidet. Utlån eller kopi av aktive saker Alle aktive saker innenfor fagområdet som overtas av en samarbeidsordning, skal avsluttes i den enkelte kommunes arkiver. Samarbeidsordningen kan gis tilgang ved å få en digital kopi, eventuelt låne saksmapper ved behov for disse i saksbehandlingen. Dere må utarbeide en oversikt over alt arkivmaterialet som kopieres eller lånes ut, og sørge for at dette ikke blandes med samarbeidsordningens arkiver. På samme måte kan eierkommunene få kopi av aktive saksmapper når samarbeidsavtalen opphører. ------ Ofte er drift av arkiv i interkommunale samarbeid underlagt samme krav som en kommune må forholde seg til. Å ivareta dokumentasjonen skapt i interkommunalt samarbeid er viktig fordi dokumentasjonen kan ha offentlighetens interesse underveis i arbeidsprosesser og i etterkant. Videre så er det viktig for å sikre rettsikkerhet og etterrettelighet. For å ivareta innbyggerne og andre sin tilgang til dokumentasjon skapt i de interkommunale samarbeidene er det viktig å ha en plan for hvordan dokumentasjonen skal ivaretas, før samarbeidet starter. Arkivleder bør derfor involveres ved etablering av nye samarbeid. Særlig bør man vurdere konsekvensene av at et samarbeid oppløses og ha en plan for en slik situasjon. Avvikling eller endring i samarbeidet stiller strenge krav til ryddig og korrekt behandling av arkivene som har blitt dannet i det interkommunale samarbeidet. Disse må følge arkivloven: Ved vertskommunearbeid følger arkivplikten av vertskommunens ansvar. Ved interkommunalt politisk råd og kommunalt oppgavefellesskap må samarbeidsavtalen avklare om dette er eget rettssubjekt, og ansvaret for samarbeidets arkiver. Dersom disse ikke er egne rettssubjekt, er de underlagt arkivlovens bestemmelser om offentlige arkiv. Det mest sentrale regelverket som er relevant for interkommunalt samarbeid Arkivloven § 2 pålegger offentlige organ å holde arkiv. Arkivforskriften § 1 plasserer arkivansvaret hos øverste administrative leder av organet, og det kommunale arkivansvaret omfatter også arkiv som er avlevert til arkivdepot. Riksarkivarens forskrift § 1 sier at organet i arkivplanen skal dokumentere hvordan arkivansvaret blir ivaretatt, og hvordan arkivfunksjonen er organisert. Arkivforskriften § 20 stiller krav til at arkivene skal være ordnet etter opphav. Arkivforskriftens §21 sier at om et saksområde blir overtatt av en virksomhet som ikke er underlagt arkivloven kan ikke arkivet overføres med mindre det er med Riksarkivarens godkjenning. Arkivforskriften § 17 krever at det utarbeides en oversikt over overført materiale dersom arkiv overføres mellom organ. Sammenblanding av organenes arkiv skal ikke skje Avklaring om arkivansvar |