Arkivorganisering i Hattfjelldal kommune

Arkivorganisering i Hattfjelldal kommune

Arkivorganisering i Hattfjelldal kommune

Hattfjelldal kommune har felles sakarkiv for hele kommunen. Arkivtjenesten har ansvar for dette arkivet.

Felles sakarkiv ble opprettet 1997, samtidig som det ble satt skarpt skille og det ble startet skanning av inngående dokumenter i Winsak.

Fra 2007 ble arkivet fullelektronisk. Fra 2007 gikk kommunen over til sak- og arkivsystem Acos Websak.

Kommunedirektørens arkivansvar

Kommunedirektøren har ifølge kommuneloven og arkivforskriften   det overordnede ansvaret for kommunens arkiv og for at organiseringen   og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling.

Et offentlig organ har ansvaret for at underliggende organ får nødvendige rettledninger, råd og instrukser for arkivarbeidet i samsvar med forskrifter gitt i eller i medhold av arkivloven. Organet har det overordna arkivansvaret for offentlige utvalg som organet har nedsett.

Arkivleders ansvar og fullmakter samt øvrig delegert arkivansvar

Operativt og faglig ansvar

Kommunedirektøren har delegert det operative og faglige lederansvaret for arkivpersonalet og arkivtjenesten i kommunen til arkivleder.

Fullmakt

Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivdanningen og arkivarbeidet i kommunen.

Arkivleder har dermed fullmakt til og skal også:

• være med ved ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring.
• tas med på råd når kommunen skal velge edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap.
• være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
• konsulteres og få uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen.
• være kontaktperson til Interkommunalt Arkiv Nordland og utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.

Arkivleder rapporterer til kommunedirektøren.

Arkivleders ansvar for

- utførelse av oppgavene er å:

• utarbeide virksomhetsplaner for arkivtjenesten.
• gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen.
• holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver.
• gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen.
• sørge for at det utarbeides reglementer og instrukser for arbeidsområdene.
• ta initiativ til utarbeiding, oppdatering/endringer av arkivplanen.
• føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen.
• føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret.
• rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.

- kontroll og oppfølging er å:

• ta initiativ til utarbeiding, oppdatering/endringer av arkivplanen.
• føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen.
• føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret.
• rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.

Arkivtjenestens oppgaver og ansvar

I arkivforskriften, § 2-1, blir det fastsatt følgende om organiseringen av arkivarbeidet:

"Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker".

Rådmannen oppretter den 19.12.2022 «Arkivtjenesten i Hattfjelldal kommune» som en selvstendig serviceenhet. Dette med virkning fra 01.01.2023

Organisering av arkivtjenesten

Arkivtjenesten i Hattfjelldal kommune er organisert som en sentralisert arkivtjeneste med felles sakarkiv. Ytre enheter har imidlertid daglig ansvar for dokumentasjon som skal registreres i fagsystemer.

Ansvarlige

Arkivleder er leder for kommunens arkivtjeneste og faglig overordnet for arkivpersonalet i alle kommunale enheter.

Arkivansvarlig er til daglig den faglige ansvarlige for utøvelsen av oppgavene i egen organisasjonsenhet.

Det skal være én arkivansvarlig i hver journalførende enhet som er delegert lederfullmakter for arkivdanningen i enheten.

Arkivmedarbeider er ansvarlig for å utføre oppgavene i enheten etter nærmeste overordnedes/arkivansvarliges anvisning eller instruks.

Ansvar for oppgavene

Arkivtjenesten skal ha det overordnede faglige arkivansvaret for kommunens informasjons- og dokumentasjonsforvaltning. Det innebærer å sørge for at arbeidet gjøres på en god og sikker måte i henhold til gjeldende regelverk. Opplæring, rutineutvikling og arkivfaglig rådgivning overfor saksbehandler og ledere er viktige verktøy for å oppnå dette målet.

Arkivtjenesten skal også ha ansvaret for den daglige driften og kvalitetssikring av kommunens sak/- arkivsystem Websak. I tillegg benytter kommunen en rekke andre arkivsystem og dataverktøy for annen saksbehandling.

Felles for kommunens ulike systemer er at de bidrar til at kommunen ivaretar sine lovpålagte oppgaver i henhold til blant annet regler om arkiv og offentlighet. I tillegg sikres det at kommunen og dens prosesser er åpne og gjennomsiktige, samtidig som den enkeltes personvern blir ivaretatt.

Arkivtjenestens hovedoppgaver er å sikre og kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten.

Arkivtjenesten har derfor ansvaret for sikring av tilgjengelighet, konfidensialitet, autentisitet og kvalitet av arkivet i kommunen.

Arkivtjenestens ansvar gjelder all slik dokumentasjon enten den er papirbasert eller elektronisk.

Arkivtjenestens ansvar for utførelse av oppgavene er å:

• sørge for at arbeidsoppgavene til enhver tid blir utført på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
• registrere og skanne inngående brev og andre forespørsler utenfra (journalføring).
• sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).
• sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
• sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.

De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan.

Kommunalt oppgavefelleskap arkiv i Nordland (KOAN) - ansvar og oppgaver

Kommunen er tilsluttet KOAN som skal bistå i arkivdanningsspørsmål og arbeide for at verdifullt arkivmateriale fra kommunen blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative og kulturelle forhold.

KOAN skal gi bistand på følgende måter:         

• gi råd og rettledning til medeierkommunene i spørsmål om moderne arkivdanning og stå for opplæring og veiledning knyttet til arkivsystemer og arkivrutiner.
• bistå medlemskommunene i å sikre at de kommunale arkivene ordnes, organiseres og oppbevares i medhold av lov av 4. desember 1992 nr. 126 og forskrift av 11. desember 1998 nr. 1193 (Arkivloven med forskrifter, gjeldende fra 1. januar 1999).
• arbeide for at medlemskommunenes eldre arkivmateriale blir oppsporet, ordnet, katalogisert og sikret forsvarlig oppbevaring. IKAN skal ta i mot og oppbevare eldre personregister og arkiv med personopplysninger, og kan etablere depotarkiv for eldre kommunale arkiv.
• være med på å utarbeide og sette i verk kommunale arkivplaner.
• arrangere arkivfaglige kurs og konferanser.